Хранить документацию вне офисного
пространства – это, безусловно, удобно. Особенно в том случае, если
документооборот компании внушителен, а площадь рабочих помещений не
предполагает создания удобных и просторных архивных комплексов. Стоит отметить,
что на путь внеофисного содержания бумаг крупные предприятия, а также компании,
деятельность которых предполагает скопление внушительного количества
документов, сегодня вступают все чаще. Специализированные архивные фирмы разнообразны и
многочисленны. С одной стороны, это позволяет выбрать исключительно надежного и
безупречно профессионального партнера. С другой – значительно усложняет выбор.
Не ошибиться – важно. Ведь цена даже малейшей оплошности в этом деле, как
правило, велика.Начать поиски специализированной организации лучше всего со
сбора информации обо всех, кажущихся надежными, компаниях. Хорошо, если у фирмы
есть свой сайт или рекомендации в адрес предприятия могут дать знакомые,
партнеры или коллеги.
Кроме того, следует ознакомиться со списком предоставляемых
услуг. Архивные компании, помимо хранения документов на специально оборудованных складах и
комплексах, готовы оказать и множество сопутствующих услуг. Одной из подобных,
к примеру, является создание электронного архива.
Оцифровка документов позволяет решить сразу несколько
задач. Во-первых, таким образом обеспечивается сохранность информации.
Известно, что со временем бумажные носители приходят в негодность,
соответственно, и сведения, на них содержащиеся, теряются.
Во-вторых, работать с электронной версией архива
значительно удобнее. На поиски необходимого документа уходит совсем немного
времени. При этом бумаги доступны каждому сотруднику и даже нескольким
одновременно. Обрабатывать их можно, не сходя с рабочего места.
Также в сферу деятельности архивных организаций может
входить утилизация и сканирование
документов, управление документооборотом и
архивная опись, курьерская доставка и проведение инвентаризации.
При выборе архивной компании следует уделить внимание и
предлагаемым ею схемам сотрудничества с клиентами. Оптимальный вариант –
взаимодействие по принципу единого окна. В этом случае всеми делами организации
занимается один специалист. Он контролирует качество и сроки исполнения
обязательств, может проконсультировать по любым вопросам, помочь разрешить
проблему или спорную ситуацию.
Обязательным условием эффективного взаимодействие является
предоставляемая поставщиком программа учета. Обычно она дается в распоряжение
бесплатно на весь срок, предусмотренный договором.
Не стоит упускать из вида и стоимость оказываемых услуг.
Безусловно, любой успешный руководитель стремится к разумной экономии. Тем не
менее, в таком деле, как содержание корпоративной документации, во главу угла
лучше ставить качество, а не экономию. Чересчур низкие цены должны не
обрадовать, а насторожить, поскольку условия, предлагаемые надежными
компаниями, приблизительно одинаковые.
[ Регистрация | Вход ]